FAQ: Funktionen & Planung

Der Algorithmus berücksichtigt aktiv Fairness: Wenn mehrere Mitarbeiter die gleiche Präferenz haben, wird derjenige bevorzugt, der in den letzten Wochen weniger Schichten dieser Art bekommen hat. Über Zeit gleicht sich die Verteilung automatisch aus. Sie können im Dashboard auch die Verteilung überprüfen.

Das System erstellt automatisch einen Konflikt, der rot markiert wird. Sie sehen im Schichtplan-Header, wie viele Konflikte bestehen. Beim Öffnen der Schicht sehen Sie den Grund (z.B. "Alle abwesend" oder "Keine Bewerbungen"). Sie können dann manuell zuweisen oder die Schicht zur Übernahme anbieten.

Ja, jederzeit! Der Algorithmus macht nur die Basis-Zuweisung. Danach können Sie: Schichten manuell neu zuweisen, Zeiten anpassen, Schichten absagen oder Mitarbeiter können selbst tauschen/abgeben. Die Flexibilität bleibt vollständig erhalten.

Sie können alles als Einzelschichten planen, aber Serien sind sehr empfehlenswert für zusammenhängende Einsätze (z.B. Mo-Fr Urlaubsvertretung). Der Algorithmus bevorzugt Vollzeit/Teilzeit-Kräfte für Serien und sorgt für Kontinuität. Einzelschichten sind perfekt für Aushilfen und flexible Besetzungen.

Empfohlen: 5-7 Tage Vorlauf für die Bewerbungsphase. Sie können aber auch kurzfristiger planen – dann müssen Sie mehr manuell zuweisen oder die Mitarbeiter nutzen Schichtabgabe. Je mehr Vorlauf, desto besser funktioniert die automatische Zuweisung.

Nein! Sie können Schichtvorlagen erstellen mit vordefinierten Zeiten, Abteilungen, Wiederholungen und sogar festen Zuweisungen. Eine Vorlage laden, bei Bedarf anpassen, fertig. Das spart enorm viel Zeit bei wiederkehrenden Mustern. → Schichtvorlagen

Entwurf: Nur Manager sieht den Plan, Mitarbeiter sehen nichts.
Veröffentlicht: Mitarbeiter können sich bewerben, aber noch keine festen Zuweisungen.
Zugewiesen: Algorithmus hat gelaufen, jeder Mitarbeiter weiß, wann er arbeitet. → Status-System

Ändern: Ja! Sie können Zeiten (Beginn/Ende) jederzeit anpassen – der betroffene Mitarbeiter wird automatisch benachrichtigt.
Löschen: Nein – bei zugewiesenen Schichten heißt es "Absagen". Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung, dass die Schicht abgesagt wurde. Löschen geht nur bei unveröffentlichten Schichten.

Sowohl Manager als auch Mitarbeiter können Notizen zu Schichten hinzufügen. Sichtbar für: Manager (alle Notizen), zugewiesener Mitarbeiter (seine Schichten) und Mitarbeiter der Abteilung (wenn berechtigt). Perfekt für wichtige Hinweise wie "Inventur heute" oder "Kann 30 Min später kommen". → Schichtnotizen

Ja! Mitarbeiter können direkt in der App einen Schichttausch vorschlagen. Beide müssen zustimmen, dann kommt der Antrag zu Ihnen zur finalen Genehmigung. Sie prüfen nur, ob es passt (Qualifikation, Besetzung) – die Koordination übernimmt das Team selbst. → Schichttausch

Der Mitarbeiter meldet sich krank (Sick Note) und gibt seine Schicht zur Schichtabgabe frei. Alle Kollegen der Abteilung erhalten sofort eine Push-Benachrichtigung. Interessenten bewerben sich, Sie wählen den besten aus – oft in unter 15 Minuten gelöst! → Krankmeldungen

Ja, solange der Antrag noch nicht final entschieden wurde (genehmigt/abgelehnt). Im Status "Wartend" oder "Vom Partner akzeptiert" kann der Antragsteller jederzeit zurückziehen – alle Beteiligten werden informiert. → Anträge zurückziehen

Schichttausch: Wenn zwei Mitarbeiter sich bereits einig sind und beide profitieren.
Schichtabgabe: Wenn der Mitarbeiter keinen konkreten Tauschpartner hat oder kurzfristig ausfällt. Das ganze Team wird informiert und kann sich melden. → Unterschiede verstehen

Beides funktioniert, aber Verfügbarkeiten sind Gold wert! Mit Verfügbarkeiten (z.B. "Montag nur bis 14 Uhr wegen Uni") filtert der Algorithmus automatisch – Sie müssen nicht manuell prüfen. Je mehr Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten pflegen, desto weniger Nacharbeit haben Sie. → Verfügbarkeiten nutzen

Verfügbarkeiten: Wöchentlich wiederkehrende Zeitfenster (z.B. "Donnerstags immer Uni 8-16 Uhr").
Abwesenheiten: Spezifische Zeiträume (z.B. "Urlaub vom 1.-14. August").
Beide werden vom Algorithmus automatisch berücksichtigt. → Unterschiede verstehen

Ja, Abwesenheitsanträge (Urlaub, persönliche Termine) kommen zur Genehmigung ins Dashboard. Sie können genehmigen oder ablehnen (mit Begründung). Bei Krankmeldungen ist das anders: Die sind sofort wirksam ohne Genehmigung – zur schnellen Information. → Abwesenheiten verwalten

Der Algorithmus teilt die Serie automatisch auf (Smart Split). Beispiel: Serie Mo-Fr, Mitarbeiter abwesend am Mi → Der Algorithmus versucht Mo-Di an Person A und Do-Fr an Person B zu geben. So bleibt maximale Kontinuität erhalten.

Beide Wege möglich:
E-Mail-Einladung: Persönlich, an eine konkrete E-Mail, Mitarbeiter wird direkt hinzugefügt nach Registrierung.
Einladungslink: Wiederverwendbar, perfekt für mehrere Aushilfen, mit Ablaufdatum und Genehmigung durch Sie.
Empfehlung: Festangestellte per E-Mail, Aushilfen per Link. → Mitarbeiter einladen

So wenig wie möglich, so viele wie nötig. Typisch:
Option 1: "Service VZ/TZ" + "Service Aushilfen" + "Küche" + "Bar"
Option 2: Nur "Service" + "Küche" für maximale Flexibilität
Mitarbeiter können in mehreren Abteilungen sein – das erhöht die Flexibilität enorm!

Einfach: Abteilungen entfernen. Wenn ein Mitarbeiter in keiner Abteilung ist, die für die Schicht relevant ist, wird er nicht berücksichtigt. Alternative: Abwesenheit eintragen für den Zeitraum.

Das ist das maximale wöchentliche Limit. Der Algorithmus weist einem Mitarbeiter nie mehr Stunden zu, als er laut Vertrag arbeiten darf. Bei Überschreitung entstehen Konflikte. Sie können das Limit temporär erhöhen oder in Phase 2 der Zuweisung wird auch mit Überschreitung zugewiesen, wenn nötig.

Ja, immer! Bei jeder relevanten Änderung (Zuweisung, Zeitänderung, Absage, Tausch-Status, etc.) erhält der Mitarbeiter automatisch:
1. Eine Nachricht im Dashboard
2. Eine Push-Benachrichtigung aufs Smartphone
So verpassen sie nie etwas Wichtiges. → Benachrichtigungen

Dashboard: Dauerhaft gespeicherte Nachrichten mit voller Historie – immer abrufbar.
Push: Sofortige Smartphone-Benachrichtigung, auch bei geschlossener App.
Banner: Zusätzlich zeigt die App neue Nachrichten (max. 1 Min alt) prominent für 5 Sekunden.
Alle drei Systeme arbeiten zusammen für optimale Information. → Benachrichtigungssysteme

Die Sprache passt sich automatisch an die Gerätesprache an. Aktuell unterstützt: Deutsch und Englisch. Jedes registrierte Gerät erhält Benachrichtigungen in seiner konfigurierten Sprache. → Mehrsprachigkeit

Empfehlung:
1. Serien für VZ/TZ: Urlaubsvertretungen, feste Wochenmuster als Serien planen
2. Einzelschichten für Aushilfen: Wochenenden, Stoßzeiten, flexible Verstärkung
3. Abteilungen: "Stammpersonal" + "Aushilfen" ODER alle in einer Abteilung für max. Flexibilität
4. Vorlauf: 7 Tage für Bewerbungen, Algorithmus macht 80-90% automatisch
5. Nacharbeit: Rest per Schichtabgabe oder manuell zuweisen

3 Optionen:
1. Neue Schicht erstellen + Schichtabgabe: Schicht anlegen, sofort zur Übernahme anbieten – Team erhält Push
2. Direkt anrufen + manuell zuweisen: Mitarbeiter anrufen, in App zuweisen
3. Schichtzeiten verlängern: Bestehende Schichten verlängern (Mitarbeiter werden benachrichtigt)
Schnellste Lösung: Schichtabgabe – meist in 15-30 Min. geklärt! → Schichtabgabe

Vorgehen:
1. Einladungslink erstellen: "Weihnachtsaushilfen 2024" mit Ablaufdatum 31.12.
2. Vorlagen nutzen: "Weihnacht-Frühschicht", "Weihnacht-Spätschicht" als Vorlagen
3. Serien für Stammkräfte: Mo-Fr als Serie für VZ/TZ
4. Einzelschichten für Aushilfen: Sa/So und Verstärkungen
5. Wöchentliche Planung: 7 Tage Vorlauf, Algorithmus läuft, Nachsteuerung
Nach Weihnachten: Link deaktivieren, fertig! → Saisonale Planung

Ganz einfach:
1. Im Mitarbeiter-Profil die Wochenstunden von 20h auf 10h setzen
2. Mitarbeiter sollte seine Verfügbarkeiten aktualisieren (neue Vorlesungszeiten)
3. Ab dem nächsten Schichtplan berücksichtigt der Algorithmus automatisch das neue Limit
Wichtig: Rechtzeitig ändern, damit der Algorithmus alternativ planen kann! → Verfügbarkeiten pflegen