Der vollständige Workflow: Von der Schichterstellung bis zur flexiblen Verwaltung
Das Schichtplanungssystem von PlanFast begleitet Sie durch den gesamten Prozess: vom Erstellen der Schichten über die Bewerbungsphase bis zur automatischen oder manuellen Zuweisung und der flexiblen Verwaltung danach.
Neue Mitarbeiter werden beim ersten Login automatisch durch ein Onboarding geleitet, das die wichtigsten Funktionen erklärt. Dies stellt sicher, dass alle im Team wissen, wie sie sich auf Schichten bewerben, Abwesenheiten eintragen und den Schichtplan nutzen können.
Erstellen Sie einzelne Schichten oder nutzen Sie Vorlagen für wiederkehrende Schichtmuster
Ändern Sie den Status von "Entwurf" zu "Veröffentlicht" – die Bewerbungsphase beginnt
Mitarbeiter bewerben sich auf Schichten bis zur Deadline
Automatisch per Algorithmus oder manuell durch den Manager
Abgaben, Schichttausch, Notizen – flexibel auch nach der Zuweisung
Der erste Schritt ist das Anlegen von Schichten. Sie haben dabei verschiedene Möglichkeiten:
Klicken Sie auf "Neue Schicht" im Schichtplan-Bereich
Datum, Uhrzeit, Abteilung und optional eine Serien-ID für zusammenhängende Schichten
Die Schicht wird im Status "Entwurf" gespeichert
Für wiederkehrende Schichtmuster können Sie Vorlagen erstellen und verwenden. Vorlagen sind flexibel – sie dienen als Basis, die Sie bei Bedarf jederzeit anpassen können.
Vorlagen sind nur ein Hilfsmittel – Sie haben volle Flexibilität:
Vorlage: "Spätschicht Service" (14-22 Uhr, Abteilung Service)
Anwendung:
Nutzen Sie Serien-IDs für Schichten, die zusammengehören (z.B. "Urlaubsvertretung-KW42"). Der Algorithmus versucht dann, diese Schichten bei einer Person zu halten oder intelligent aufzuteilen.
Nach dem Erstellen der Schichten müssen Sie den Schichtplan veröffentlichen, damit Mitarbeiter sich bewerben können.
Bedeutung: Schichten sind angelegt, aber noch nicht sichtbar für Mitarbeiter
Aktion: Sie können Schichten noch bearbeiten, löschen oder anpassen
Bedeutung: Schichtplan ist sichtbar, Bewerbungsphase läuft
Aktion: Mitarbeiter können sich bis zur Deadline bewerben
Bedeutung: Schichten sind den Mitarbeitern zugeordnet
Aktion: Schichtplan ist aktiv, Änderungen weiterhin möglich
Ändern Sie den Status von "Entwurf" zu "Veröffentlicht" über den Schichtplan-Dialog. Die Bewerbungsphase beginnt sofort und läuft bis zur festgelegten Deadline.
Nach der Veröffentlichung können sich Mitarbeiter auf Schichten bewerben. Sie geben dabei ihre Präferenz an.
Mitarbeiter können bei der Bewerbung angeben, wie gerne sie eine Schicht übernehmen möchten:
Sie legen beim Veröffentlichen eine Bewerbungs-Deadline fest. Bis zu diesem Zeitpunkt können Mitarbeiter:
Mitarbeiter sollten ihre Verfügbarkeiten im System hinterlegen (z.B. "Montags 8-16 Uhr", "Wochenends nicht verfügbar"). Dies reduziert den Planungsaufwand erheblich, da der Algorithmus nur zu passenden Zeiten Schichten zuweist. Mitarbeiter können sich aber trotzdem manuell auf beliebige Schichten bewerben, wenn sie möchten.
Nach Ablauf der Bewerbungsfrist haben Sie zwei Möglichkeiten, Schichten zuzuweisen:
Methode: Klicken Sie auf "Direkt zuweisen" im Schichtplan-Dialog
Vorteil: Der Algorithmus berücksichtigt Präferenzen, Verfügbarkeiten, Arbeitszeitgrenzen und faire Verteilung automatisch
Empfohlen für: Komplexe Schichtpläne mit vielen Mitarbeitern und Bewerbungen
Methode: Weisen Sie Schichten einzeln per Drag & Drop oder Klick zu
Vorteil: Volle Kontrolle über jede einzelne Zuweisung
Empfohlen für: Kleine Teams, spezielle Anforderungen oder Feinabstimmung nach automatischer Zuweisung
Sie können den Algorithmus nutzen und danach einzelne Schichten noch manuell umverteilen. Der Algorithmus gibt Ihnen eine gute Basis, die Sie bei Bedarf anpassen können.
Auch nach der Zuweisung bleibt der Schichtplan flexibel. Sie haben zahlreiche Möglichkeiten, auf Änderungen zu reagieren:
Mitarbeiter können zugewiesene Schichten abgeben, wenn sie verhindert sind:
Z.B. bei Krankheit: Mitarbeiter markiert Schicht als "Abgabe"
Die Schicht erscheint als unbesetzt und kann neu vergeben werden
Manager kann Schicht manuell an anderen Mitarbeiter vergeben oder zur Bewerbung freigeben
Mitarbeiter können untereinander Schichten tauschen:
Details zum Schichttausch-System finden Sie im Artikel Schichttausch & Angebote.
Als Manager können Sie auch nach der Zuweisung noch Änderungen vornehmen:
Weisen Sie eine Schicht einem anderen Mitarbeiter zu, falls nötig
Passen Sie Beginn- oder Endzeit einer Schicht an (z.B. Verlängerung bei hohem Aufkommen)
Erstellen Sie spontan neue Schichten oder löschen Sie überflüssige
Sowohl Mitarbeiter als auch Manager können Notizen zu Schichten hinzufügen:
Klicken Sie auf eine Schicht und wählen Sie "Notiz hinzufügen". Alle Notizen sind für Manager und den zugewiesenen Mitarbeiter sichtbar.
Diese beiden Funktionen sind essentiell für eine reibungslose Schichtplanung:
Empfehlung: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter Verfügbarkeiten hinterlegen!
Mitarbeiter geben an, wann sie generell arbeiten können und möchten:
Auch wenn ein Mitarbeiter Verfügbarkeiten hinterlegt hat, kann er sich trotzdem manuell auf beliebige Schichten bewerben – die Verfügbarkeiten sind eine Hilfe, keine Einschränkung.
Mitarbeiter können (und sollten!) Abwesenheiten im System erfassen:
Detaillierte Informationen zu Verfügbarkeiten und Abwesenheiten finden Sie im Artikel Verfügbarkeit & Abwesenheiten.
Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter korrekt im System sind:
Legen Sie Vorlagen für wiederkehrende Schichtmuster an:
Bitten Sie Ihr Team, Verfügbarkeiten zu hinterlegen:
Schichtnotizen ermöglichen es, wichtige Informationen direkt an einer Schicht zu hinterlegen – für Manager und Mitarbeiter gleichermaßen sichtbar.
Notizen sind sichtbar für:
Bei Notizen werden automatische Benachrichtigungen verschickt:
| Aktion | Benachrichtigung geht an |
|---|---|
| Notiz hinzugefügt | Zugewiesener Mitarbeiter und Manager |
| Notiz bearbeitet | Zugewiesener Mitarbeiter und Manager |
→ Details zu Benachrichtigungen im Artikel Kommunikation & Dashboard
Schichtnotizen sind ein hervorragendes Kommunikationsmittel für schichtspezifische Informationen – nutzen Sie sie aktiv, um Missverständnisse zu vermeiden und wichtige Details festzuhalten.
Mitarbeiter einladen, Onboarding durchführen lassen, Verfügbarkeiten einholen
Manuell oder per Vorlage, mit Serien-IDs für zusammenhängende Schichten
Status auf "Veröffentlicht" setzen, Deadline für Bewerbungen festlegen
Mitarbeiter bewerben sich mit Präferenzen bis zur Deadline
Automatisch per Algorithmus oder manuell, Kombination möglich
Abgaben, Schichttausch, manuelle Anpassungen, Notizen – alles jederzeit möglich