Flexibilität im Schichtplan ist entscheidend für zufriedene Mitarbeiter. Mit PlanFast können Mitarbeiter untereinander Schichten tauschen oder Schichten zur Übernahme anbieten – das entlastet Manager und gibt dem Team mehr Autonomie.
Beim Schichttausch tauschen zwei Mitarbeiter ihre bereits zugewiesenen Schichten – klassisches "Ich arbeite für dich am Montag, du für mich am Freitag".
Mitarbeiter A möchte seine Schicht am Montag tauschen und spricht Mitarbeiter B an, der am Freitag arbeitet
Mitarbeiter A erstellt in der App einen Tauschantrag: "Meine Montag-Schicht gegen deine Freitag-Schicht"
Mitarbeiter B erhält eine Benachrichtigung und kann den Tausch akzeptieren oder ablehnen
Nach Akzeptanz durch B wird der Antrag an den Manager weitergeleitet, der final genehmigt oder ablehnt
Bei Genehmigung werden die Schichten automatisch getauscht – Mitarbeiter A arbeitet nun Freitag, Mitarbeiter B Montag
Ein Schichttausch kommt nur zustande, wenn beide Mitarbeiter zustimmen und der Manager genehmigt. So wird sichergestellt, dass niemand zu etwas gezwungen wird.
Ablauf danach: Der Kollege erhält eine Benachrichtigung und kann den Tausch akzeptieren oder ablehnen. Bei Akzeptanz geht der Antrag an den Manager zur finalen Genehmigung.
Pfad: Kalender → Schicht des Kollegen antippen → "Schichttausch anfragen"
Situation: Lisa (Servicekraft) hat am Samstag eine Hochzeit und möchte ihre Schicht tauschen.
Ablauf:
Ergebnis: Lisa kann zur Hochzeit, Tom hat einen freien Donnerstag, Sarah musste nur 30 Sekunden investieren.
Mitarbeiter können untereinander tauschen, ohne den Manager zu belasten – ideal für kurzfristige private Termine
Manager müssen nicht manuell nach Ersatz suchen – das Team regelt es selbst
Manager haben das letzte Wort und können Tausche ablehnen, falls es Konflikte gibt
Bei der Schichtabgabe bietet ein Mitarbeiter seine Schicht zur Übernahme an – ohne einen konkreten Tauschpartner. Andere Mitarbeiter können sich dann melden und die Schicht übernehmen.
Mitarbeiter A kann seine Montag-Schicht nicht wahrnehmen und bietet sie in der App zur Übernahme an
Alle Mitarbeiter der entsprechenden Abteilung erhalten eine Benachrichtigung über die verfügbare Schicht
Mitarbeiter B und C zeigen Interesse und bewerben sich auf die Schicht
Ein Kollege aus der Abteilung kann die Schicht direkt übernehmen, sofern er dort arbeiten kann
Die Schicht wird dem übernehmenden Mitarbeiter zugewiesen, Mitarbeiter A ist entlastet
Schichtabgabe ist perfekt, wenn ein Mitarbeiter kurzfristig ausfällt (z.B. Krankheit) und das Team selbst nach Ersatz suchen kann – schneller und unkomplizierter als manuelle Anrufe.
Was passiert dann? Alle Kollegen Ihrer Abteilung erhalten eine Benachrichtigung und können die Schicht direkt übernehmen, sofern sie dort arbeiten können.
Pfad: Kalender → Eigene Schicht antippen → "Schicht abgeben"
Situation: Max (Barkeeper) hat am Freitag um 6 Uhr Fieber und kann seine Schicht um 18 Uhr nicht wahrnehmen.
Ablauf:
Ergebnis: Problem in 15 Minuten gelöst – keine Unterbesetzung, Anna verdient Extra-Geld, Max kann sich auskurieren.
Offene Schichten werden schnell gefüllt, da das gesamte Team informiert wird
Mitarbeiter, die mehr arbeiten möchten, können sich zusätzliche Schichten sichern
Keine manuellen Telefonate oder Nachfragen – das System regelt die Kommunikation
Sowohl Schichttausch- als auch Schichtabgabe-Anträge können zurückgezogen werden, solange sie noch nicht final entschieden wurden:
| Status | Zurückziehen möglich? |
|---|---|
| Offen / Wartend | ✅ Ja – Antragsteller kann jederzeit zurückziehen |
| Vom Partner akzeptiert | ✅ Ja – Solange Manager noch nicht genehmigt hat |
| Genehmigt | ❌ Nein – Änderung nur noch über Manager möglich |
| Abgelehnt | ❌ Nein – Antrag ist geschlossen |
Wenn Sie einen Antrag zurückziehen, der bereits von einem Partner akzeptiert wurde, informieren Sie ihn am besten persönlich oder über die App, um Missverständnisse zu vermeiden.
Alle Schichttausch- und Schichtabgabe-Anträge landen im Dashboard:
Manager sollten Anträge ablehnen, wenn:
Fügen Sie bei Ablehnung immer eine Begründung hinzu. Das fördert Verständnis und verhindert Frustration im Team.
Manager können Schichten auch direkt manuell neu zuweisen, ohne dass ein Antrag gestellt wird – nützlich bei:
→ Details dazu im Artikel Schichtplanung
Legen Sie Fristen fest, bis wann Tausch- und Abgabeanträge gestellt werden dürfen (z.B. "mindestens 48h vorher")
Achten Sie darauf, dass nicht immer dieselben Mitarbeiter ihre Schichten abgeben – das kann zu Unzufriedenheit führen
Bearbeiten Sie Anträge zeitnah, damit Mitarbeiter Planungssicherheit haben
Ermutigen Sie Ihr Team, die Funktionen zu nutzen – je mehr sich beteiligen, desto flexibler wird der Schichtplan
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Schichttausch | Zwei Mitarbeiter tauschen ihre Schichten – beide müssen zustimmen, Manager genehmigt |
| Schichtabgabe | Mitarbeiter bietet Schicht zur Übernahme an – Kollegen aus der Abteilung können die Schicht direkt übernehmen |
| Anträge zurückziehen | Möglich, solange noch nicht final entschieden (genehmigt/abgelehnt) |
| Dashboard | Alle Anträge werden zentral im Dashboard angezeigt und können dort bearbeitet werden |
| Manager-Kontrolle | Manager hat das letzte Wort und kann Anträge genehmigen oder ablehnen |