Die Verwaltung von Verfügbarkeiten und Abwesenheiten ist zentral für eine effiziente Schichtplanung. Mit PlanFast können Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit selbst pflegen und Abwesenheitsanträge stellen – der Algorithmus berücksichtigt diese Informationen automatisch bei der Schichtzuweisung.
Verfügbarkeiten geben an, wann ein Mitarbeiter grundsätzlich arbeiten kann – zum Beispiel aufgrund von Studienzeiten, familiären Verpflichtungen oder anderen Terminen.
Mitarbeiter können für jeden Wochentag Zeitfenster definieren:
Verfügbarkeiten gelten dauerhaft und wiederholen sich automatisch jede Woche – ideal für wiederkehrende Termine wie:
Der Algorithmus nutzt Verfügbarkeiten, um:
Beispiel: Sie studieren dienstags bis 14 Uhr? Tragen Sie für Dienstag "14:00 - 22:00 Uhr" als Verfügbarkeit ein. Der Algorithmus berücksichtigt dies automatisch und plant Sie nur für Schichten nach 14 Uhr ein.
Pfad: Kalender → Aktions-Button (unten rechts) → Verfügbarkeit
Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, ihre Verfügbarkeiten aktuell zu halten. Je genauer die Angaben, desto präziser arbeitet der Algorithmus – und desto weniger manuelle Anpassungen sind nötig.
Abwesenheiten decken spezifische Zeiträume ab, in denen ein Mitarbeiter nicht arbeiten kann – zum Beispiel Urlaub, Krankheit oder persönliche Termine.
| Typ | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Urlaub | Geplante freie Tage | "1. - 7. August" |
| Krankheit | Ungeplante Abwesenheit | "Heute krank" |
| Persönlicher Termin | Einzelner Termin (Arzt, Amt, etc.) | "15. Mai, 10-12 Uhr" |
| Sonstige | Andere Gründe | "Fortbildung, 3 Tage" |
Mitarbeiter können Abwesenheitsanträge direkt in der App stellen:
Im persönlichen Bereich "Abwesenheit hinzufügen" auswählen
Zeitraum, Typ (Urlaub, Krankheit, etc.) und optional eine Begründung eingeben
Der Antrag wird zur Genehmigung an den Manager weitergeleitet
Nach Genehmigung oder Ablehnung erhält der Mitarbeiter eine Benachrichtigung
Status verfolgen: Ihren Antragsstatus sehen Sie jederzeit im Dashboard unter "Offene Anträge".
Pfad: Kalender → Aktions-Button (unten rechts) → Abwesenheit
Abwesenheitsanträge sollten möglichst früh gestellt werden, damit der Schichtplan entsprechend angepasst werden kann. Kurzfristige Anträge (z.B. Krankheit) sind natürlich Ausnahmen.
Solange ein Antrag noch nicht genehmigt oder abgelehnt wurde, kann der Mitarbeiter ihn jederzeit zurückziehen:
Abwesenheiten haben einen direkten Einfluss auf die Schichtzuweisung:
Der Algorithmus schließt abwesende Mitarbeiter automatisch von der Zuweisung aus. Wenn ein Mitarbeiter für den 5. März als abwesend markiert ist, wird ihm an diesem Tag keine Schicht zugewiesen – egal wie gut er sonst zur Schicht passt.
Besonderheit bei Serien: Wenn ein Mitarbeiter bei einer Schichtserie an einem Tag abwesend ist, wird die Serie automatisch aufgeteilt. Beispiel: Bei einer Serie von Montag bis Freitag mit Abwesenheit am Mittwoch wird versucht, die Serie so zu splitten, dass Mo-Di und Do-Fr an verschiedene Mitarbeiter gehen.
Krankmeldungen sind ein Sonderfall von Abwesenheiten – sie werden schnell und unkompliziert erfasst, ohne vorherige Genehmigung.
Mitarbeiter wählt "Krankmeldung" in der App und gibt den Zeitraum an (von wann bis wann)
Die Krankmeldung wird sofort aktiv – keine Genehmigung durch Manager nötig
Manager und der betroffene Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung im Dashboard und per Push
Der Mitarbeiter wird für den Zeitraum automatisch aus der Schichtzuweisung ausgeschlossen
Krankmeldungen werden sofort wirksam und benötigen keine Genehmigung – sie dienen der schnellen Information des Managers bei kurzfristigen Ausfällen. Normale Abwesenheitsanträge (z.B. Urlaub) müssen vorher vom Manager genehmigt werden.
Krankmeldungen erscheinen im Dashboard mit:
Bei Krankmeldungen ist schnelle Reaktion gefragt – prüfen Sie sofort, welche Schichten betroffen sind und organisieren Sie Ersatz. Das Dashboard zeigt Ihnen alle Krankmeldungen prominent an.
Als Manager erhalten Sie alle Abwesenheitsanträge im Dashboard:
Manager können Abwesenheiten auch direkt für Mitarbeiter eintragen – nützlich bei:
Wenn Sie einen Antrag ablehnen müssen, fügen Sie eine Begründung hinzu. Das fördert das Verständnis und vermeidet Missverständnisse.
Urlaubsanträge sollten idealerweise 2-4 Wochen im Voraus gestellt werden, damit genug Zeit für die Schichtplanung bleibt.
Definieren Sie Fristen und Regeln für Abwesenheitsanträge und kommunizieren Sie diese klar an Ihr Team.
Je mehr Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten pflegen, desto effizienter arbeitet der Algorithmus – und desto weniger Nacharbeit haben Sie.
Prüfen Sie regelmäßig offene Anträge im Dashboard, damit keine Anfragen "hängen bleiben".
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Verfügbarkeiten | Wöchentlich wiederkehrende Zeitfenster, in denen ein Mitarbeiter arbeiten kann |
| Abwesenheiten | Spezifische Zeiträume, in denen ein Mitarbeiter nicht verfügbar ist (Urlaub, Krankheit, etc.) |
| Anträge | Mitarbeiter können Abwesenheitsanträge stellen, Manager genehmigen oder lehnen ab |
| Zurückziehen | Anträge können zurückgezogen werden, solange sie noch nicht entschieden wurden |
| Krankmeldungen | Sofort wirksam ohne Genehmigung – für schnelle Information bei kurzfristigen Ausfällen |
| Algorithmus | Berücksichtigt Verfügbarkeiten und Abwesenheiten automatisch bei der Schichtzuweisung |