Mitarbeiter einladen - PlanFast Wiki

Überblick

In PlanFast gibt es zwei Wege, Mitarbeitende ins Team zu bekommen:

Beitritt durch den Mitarbeitenden

Du gibst Zugangscode oder QR-Code weiter, der Mitarbeitende registriert sich selbst und schickt eine Beitrittsanfrage. Du gibst sie frei.

Platzhalter-Mitarbeiter

Du legst Mitarbeitende ohne Account an. Du kannst sofort mit ihnen planen — sie können später beitreten und werden mit dem Platzhalter zusammengeführt.

Beitritt per Zugangscode

Jede Firma in PlanFast hat einen eigenen Zugangscode. Du findest ihn in den Einstellungen unter Team bzw. Mitarbeiter.

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Zugangscode oder QR-Code teilen

Code per WhatsApp, E-Mail oder mündlich weitergeben — oder den QR-Code zeigen, den der Mitarbeitende mit der App scannt.

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Mitarbeiter registriert sich

Der Mitarbeitende lädt PlanFast (iOS, Android oder Web), erstellt einen Account, gibt den Zugangscode ein und sendet eine Beitrittsanfrage.

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Du gibst frei

Im Dashboard erscheint die offene Beitrittsanfrage. Du prüfst den Namen, gibst frei — fertig. Wenn ein passender Platzhalter existiert, schlägt PlanFast die Zusammenführung vor (siehe unten).

Keine E-Mail-Einladung nötig

PlanFast verschickt keine Einladungs-E-Mails. Der Zugangscode ist das einzige, was du teilen musst — alles andere passiert in der App.

Platzhalter-Mitarbeiter

Mit Platzhaltern kannst du ohne Account bereits Mitarbeitende anlegen — Name, Abteilung, Wochenstunden, Qualifikationen. Der AutoPilot plant sie ganz normal mit ein.

Wann sind Platzhalter sinnvoll?

Erste Einrichtung: Du willst sofort planen, ohne darauf zu warten, dass alle die App installieren.
Aushilfen / Saisonkräfte: Personen, die nur sporadisch arbeiten und keinen App-Zugang brauchen.
Übergangszeit: Du verschickst den Code, aber bis die ersten beigetreten sind, läuft die Planung schon.

Was Platzhalter können — und was nicht

Funktion	Platzhalter	Echter Account
Schichten zugewiesen bekommen	✓	✓
Im Schichtplan sichtbar	✓	✓
Vom AutoPilot eingeplant	✓	✓
Eigene Verfügbarkeiten setzen	nur durch Admin	✓
Krankmeldung / Abwesenheit einreichen	nur durch Admin	✓
Push-Benachrichtigungen	—	✓
Schichttausch / Schichtabgabe	—	✓

Zusammenführen mit einem Platzhalter

Wenn ein Platzhalter später als echter Mitarbeitender beitritt, soll natürlich nicht alles doppelt sein. PlanFast bietet dafür zwei Wege:

Automatisch beim Beitritt (Self-Merge)

Wenn jemand sich registriert und seinen Zugangscode eingibt, sucht PlanFast in der Firma nach Platzhaltern mit ähnlichem Namen. Wird einer gefunden, sieht der neue Mitarbeitende einen Dialog:

Beispiel-Dialog

„Es gibt bereits einen Platzhalter Maria Schmidt in dieser Firma. Bist du das? Wenn ja, übernehmen wir deine bisherigen Schichten und Abwesenheiten."

Ja → Beitrittsanfrage geht mit Merge-Markierung an Admin. Bestätigung: „Beitrittsanfrage gesendet! Dein bestehendes Profil wird nach Freigabe übernommen."

Wann das Namens-Matching greift

Exakte Übereinstimmung: „Maria Schmidt" ↔ „Maria Schmidt" (auch unabhängig von Groß-/Kleinschreibung und Leerzeichen).
Teil-Übereinstimmung: Platzhalter „M. Schmidt", neuer Account „Maria Schmidt" — einer enthält den anderen.
Gleicher Vorname: Platzhalter „Max Mustermann", neuer Account „Max Müller" — wird mit niedrigerer Sicherheit vorgeschlagen, du als Admin entscheidest.
Kein Match: „Anna Schmidt" ↔ „Max Mustermann" — kein Vorschlag, ganz normaler Beitritt ohne Zusammenführung.

Manuell durch den Admin

Du kannst auch jederzeit nachträglich zusammenführen — z. B. wenn der Mitarbeitende beim Beitritt einen anderen Namen eingegeben hat oder das automatische Matching nichts gefunden hat:

1

Im Team-Bereich auf den echten Account klicken

Du wählst den Mitarbeitenden, mit dem du einen Platzhalter zusammenführen willst.

2

„Mit Platzhalter zusammenführen" wählen

PlanFast zeigt dir alle vorhandenen Platzhalter zur Auswahl an.

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Bestätigen

Alle bisherigen Schichten und Abwesenheiten des Platzhalters werden auf den echten Account übertragen, der Platzhalter wird entfernt.

Was bei der Zusammenführung passiert

Bei jedem Merge — egal ob automatisch oder manuell — werden folgende Daten übernommen:

Schichten: Alle dem Platzhalter zugewiesenen Schichten gehen auf den echten Account über (Vergangenheit und Zukunft).
Abwesenheiten: Vom Admin für den Platzhalter eingetragene Abwesenheiten werden migriert.
Aktive Mitarbeiter-Liste: Platzhalter raus, echter Account rein.

Statistiken (gearbeitete Stunden) bleiben dadurch ohne Lücke — der neue Account übernimmt die Historie nahtlos.

Häufige Situationen

Zwei Mitarbeitende mit gleichem Vornamen

Wenn zwei Marias im Team sind, schlägt PlanFast bei mehrdeutigem Match keinen automatischen Merge vor. Du als Admin sortierst manuell zu.

Mitarbeitende heißt anders als der Platzhalter

Z. B. Spitzname im System, voller Name beim Account. Kein automatischer Merge — manuell zusammenführen.

Versehentlich falschen Merge bestätigt

Solange die Beitrittsanfrage noch offen ist, kannst du sie ablehnen. Nach Freigabe ist der Merge ausgeführt — wende dich an den Support für eine manuelle Korrektur.