Zwei Wege, um Ihr Team zu PlanFast hinzuzufügen: Direkte E-Mail-Einladungen und flexible Einladungslinks
PlanFast bietet zwei flexible Methoden, um Mitarbeiter zu Ihrem Team hinzuzufügen. Beide Methoden ermöglichen es Ihnen, wichtige Informationen wie Abteilung, Wochenstunden und Rolle direkt bei der Einladung festzulegen.
Laden Sie einzelne Mitarbeiter per E-Mail ein. Ideal für die persönliche Ansprache und wenn Sie die E-Mail-Adressen bereits kennen.
Erstellen Sie wiederverwendbare Links für Mitarbeitergruppen. Perfekt für Aushilfen, Events oder wenn Sie flexibel bleiben möchten.
Diese Methode eignet sich für einzelne, bekannte Mitarbeiter, wenn Sie eine persönliche Einladung versenden möchten.
Navigieren Sie zum Mitarbeiter-Bereich und klicken Sie auf "Mitarbeiter einladen"
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein
Wählen Sie Abteilung(en), Wochenstunden und Rolle (Manager, Mitarbeiter, etc.)
Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einer Einladung, die an seine E-Mail-Adresse gebunden ist
Bei der direkten E-Mail-Einladung muss sich der Mitarbeiter mit genau der E-Mail-Adresse registrieren, an die die Einladung gesendet wurde. Die Einladung wird dann automatisch für ihn eingelöst und er wird mit den vordefinierten Einstellungen (Abteilung, Wochenstunden, Rolle) zum Team hinzugefügt.
Einladungslinks sind wiederverwendbare URLs, die Sie an mehrere Personen weitergeben können. Ideal für Gruppen von Mitarbeitern mit ähnlichen Eigenschaften.
Klicken Sie auf "Einladungslink erstellen" im Mitarbeiter-Bereich
Definieren Sie Abteilung(en), Wochenstunden und Rolle für diesen Link
Legen Sie fest, bis wann der Link gültig sein soll
Teilen Sie den Link per WhatsApp, SMS, Aushang oder wie Sie möchten
Sie haben jederzeit volle Kontrolle über Ihre Einladungslinks:
Setzen Sie ein Datum, bis wann der Link gültig ist. Nach Ablauf können sich keine neuen Mitarbeiter mehr über diesen Link registrieren.
Deaktivieren Sie den Link jederzeit manuell, wenn er nicht mehr benötigt wird. Der Link wird sofort ungültig.
Sehen Sie, wie viele Mitarbeiter sich über welchen Link registriert haben und verwalten Sie alle Links zentral.
Teilen Sie Einladungslinks nur mit Personen, die Sie tatsächlich in Ihr Team aufnehmen möchten. Deaktivieren Sie Links, die Sie nicht mehr benötigen, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
Beide Methoden haben ihre Stärken. Hier ein direkter Vergleich:
| Kriterium | E-Mail-Einladung | Einladungslink |
|---|---|---|
| Anzahl Mitarbeiter | Einzeln | Mehrere (unbegrenzt) |
| E-Mail-Adresse nötig | ✓ Ja | ✗ Nein |
| Wiederverwendbar | ✗ Nein | ✓ Ja |
| Ablaufdatum | ✗ Nein | ✓ Ja (optional) |
| Deaktivierbar | ✗ Nein | ✓ Ja |
| Persönliche Ansprache | ✓ Ja | ✗ Nein |
| Ideal für | Festangestellte, bekannte Mitarbeiter | Aushilfen, Events, flexible Rekrutierung |
Wenn ein Mitarbeiter einen Einladungslink nutzt, um sich zu registrieren, entsteht zunächst eine Beitrittsanfrage, die vom Manager genehmigt werden muss.
Mitarbeiter nutzt den Einladungslink und füllt das Registrierungsformular aus
Die Anfrage erscheint im Dashboard des Managers
Manager sieht Name, E-Mail und die voreingestellten Werte (Abteilungen, Wochenstunden, etc.)
Manager genehmigt oder lehnt die Anfrage ab (mit optionaler Begründung)
Der Antragsteller erhält eine Benachrichtigung über die Entscheidung (genehmigt/abgelehnt)
| Ereignis | Benachrichtigung | Empfänger |
|---|---|---|
| Neue Beitrittsanfrage | "[Name] möchte dem Unternehmen beitreten" | Manager |
| Anfrage genehmigt | "Die Anfrage von [Name] wurde genehmigt" | Antragsteller und Manager |
| Anfrage abgelehnt | "Die Anfrage von [Name] wurde abgelehnt" | Antragsteller und Manager |
→ Details zu Benachrichtigungen im Artikel Kommunikation & Dashboard
Beitrittsanfragen geben Managern volle Kontrolle darüber, wer dem Team beitritt – auch wenn ein Einladungslink öffentlich geteilt wird. So können Sie sicherstellen, dass nur gewünschte Personen Zugang erhalten.
Bearbeiten Sie Beitrittsanfragen innerhalb von 24 Stunden, damit neue Mitarbeiter schnell starten können.
Fügen Sie bei Ablehnung immer eine höfliche Begründung hinzu (z.B. "Position bereits besetzt").
Überprüfen Sie die voreingestellten Werte (Abteilungen, Wochenstunden) – Sie können diese vor der Genehmigung noch anpassen.
Schauen Sie täglich ins Dashboard, um keine Beitrittsanfragen zu verpassen.
Bei E-Mail-Einladungen gibt es keine Beitrittsanfrage – der Mitarbeiter wird sofort zum Team hinzugefügt, sobald er sich mit der eingeladenen E-Mail registriert. Dies ist der Hauptunterschied zu Einladungslinks.
Erstellen Sie separate Einladungslinks für verschiedene Mitarbeitertypen mit passenden Voreinstellungen:
Einstellungen:
Verwendung: Für neue Festanstellungen, bei Bedarf teilen
Einstellungen:
Verwendung: Für Teilzeitkräfte mit regelmäßigen Stunden
Einstellungen:
Verwendung: Für Studenten, Nebenjobber, saisonale Kräfte
Geben Sie Ihren Links aussagekräftige Namen wie "Aushilfen Sommer 2024" oder "Vollzeit Service", damit Sie später wissen, wofür der Link gedacht ist.
Überprüfen Sie regelmäßig Ihre aktiven Links und deaktivieren Sie nicht mehr benötigte Links aus Sicherheitsgründen.
Situation: Restaurant sucht Personal für Weihnachtsgeschäft
Lösung:
Vorteil: Flexible Rekrutierung mit zentraler Kontrolle über alle Einladungen
Unabhängig von der gewählten Methode sollten Sie folgende Einstellungen sorgfältig festlegen:
Weisen Sie dem Mitarbeiter die richtigen Abteilungen zu. Dies ist wichtig für:
Mitarbeiter können in mehreren Abteilungen sein. Nutzen Sie dies für flexible Einsatzplanung (z.B. Servicekraft kann auch in der Bar aushelfen).
Setzen Sie realistische Wochenstunden. Diese werden vom Algorithmus zur Schichtzuweisung verwendet:
Die hier gesetzten Wochenstunden sind die Basis für die automatische Schichtzuweisung. Der Algorithmus achtet darauf, dass Mitarbeiter ihre Stundenlimits nicht überschreiten. Siehe Schichtzuweisungs-Algorithmus für Details.
Definieren Sie die Rolle des Mitarbeiters:
Was passiert, nachdem ein Mitarbeiter eingeladen wurde:
Der Mitarbeiter klickt auf den Link und erstellt seinen Account
Der Account wird automatisch mit den vordefinierten Einstellungen (Abteilung, Stunden, Rolle) verknüpft
Der Mitarbeiter kann sofort auf die App zugreifen und sieht verfügbare Schichten
Sie können Abteilungen, Wochenstunden und Rolle jederzeit im Mitarbeiter-Profil anpassen
Bei E-Mail-Einladungen sehen Sie die ausstehende Einladung in Ihrer Übersicht. Sobald sich der Mitarbeiter mit der eingeladenen E-Mail-Adresse registriert, wird die Einladung automatisch eingelöst und der Mitarbeiter wird mit den vordefinierten Einstellungen aktiviert.
| Situation | Empfohlene Methode | Grund |
|---|---|---|
| Neuer Festangestellter | E-Mail-Einladung | Persönlich, professionell, E-Mail bekannt |
| Gruppe von Aushilfen | Einladungslink | Schnell, flexibel, wiederverwendbar |
| Event-Personal | Einladungslink mit Ablaufdatum | Zeitlich begrenzt, einfach teilbar |
| Manager-Position | E-Mail-Einladung | Persönlich, direkte Kommunikation |
| Saisonale Mitarbeiter | Einladungslink mit Ablaufdatum | Flexibel, kontrollierbar |
| Spontane Einstellung | Einladungslink | Sofort teilbar, keine E-Mail nötig |
Nach dem Einladen der Mitarbeiter: