Schichten anlegen & verwalten

Überblick

Auch wenn der AutoPilot Schichten automatisch hinzufügt, kannst du jederzeit manuell Schichten anlegen, ändern oder ergänzen. Beides funktioniert parallel — der AutoPilot stört deine manuellen Änderungen nicht.

Eine einzelne Schicht anlegen

1

Im Schichtplan auf den Tag tippen

Du wählst Datum und Abteilung, in der die Schicht entstehen soll.

2

Schicht-Details festlegen

Beginn, Ende, Abteilung(en), benötigte Qualifikationen, Anzahl Mitarbeiter, optionale Notiz.

3

Speichern

Die Schicht wird sofort im Schichtplan sichtbar — wahlweise direkt zugewiesen oder offen, sodass sich Mitarbeitende per Verfügbarkeit darauf bewerben können.

Schichtvorlagen

Für wiederkehrende Schichtmuster legst du Schichtvorlagen an. Der AutoPilot nutzt sie auch — d. h. einmal angelegt, wirst sie überall verwenden.

Was eine Vorlage enthält

Grundeinstellungen

Name (z. B. „Frühschicht Service")
Beginn und Ende
Abteilung(en)
Benötigte Qualifikationen
Anzahl Mitarbeiter

Erweiterte Optionen

Wiederholungs-Tage (z. B. „Mo–Fr")
Feste Zuweisung an Mitarbeitenden möglich
Serien-Markierung für zusammenhängende Schichten

Vorlage einsetzen

Unverändert übernehmen: Vorlage auswählen, Schicht entsteht 1:1.
Vor Erstellung anpassen: Vorlage laden, Zeit oder Abteilung ändern, dann speichern.
Mehrfach verwenden: Dieselbe Vorlage mit kleinen Variationen für verschiedene Tage.

Serien — zusammenhängende Schichten

Eine Serie markiert mehrere Schichten als logische Einheit (z. B. eine ganze Urlaubsvertretung in KW42). Der Algorithmus versucht, Serien bei einer Person zu halten oder sinnvoll aufzuteilen.

Beispiel

Du markierst die Spätschichten Mo–Fr in KW42 als Serie „Urlaubsvertretung-KW42". Bei der Zuweisung wird derselbe Mitarbeitende bevorzugt, statt die Woche auf 5 Personen zu splitten.

Wenn ein Mitarbeitender später eine Serie abgibt, kann er die ganze Serie auf einmal abgeben — siehe Schichtabgabe.

Schichten zuweisen

Wenn ein Schichtplan freigegeben ist und Verfügbarkeiten gesetzt wurden, gibt es zwei Wege zur Zuweisung:

Automatisch über den Algorithmus

Per AutoPilot oder Klick auf Direkt zuweisen. Berücksichtigt Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Abteilungen, Wochenstunden und Ruhezeiten — und verteilt fair.

Manuell pro Schicht

Schicht antippen, Mitarbeitenden auswählen. Bei fehlender Qualifikation kommt eine Warnung — du kannst trotzdem zuweisen, wenn du das willst.

Beide Wege sind kombinierbar: Algorithmus als Basis, danach einzelne Schichten manuell umverteilen.

Nachträgliche Änderungen

Auch nach der Zuweisung bleibt der Schichtplan flexibel:

Mitarbeitenden umzuweisen: Schicht antippen, anderen Mitarbeitenden auswählen.
Zeiten ändern: Beginn/Ende anpassen, etwa bei Verlängerung wegen hohem Aufkommen.
Schicht löschen: Falls die Schicht nicht mehr nötig ist.
Spontan hinzufügen: Neue Schicht nachträglich anlegen.
Notiz ergänzen: z. B. „Heute besonders voll, bitte pünktlich" oder „Kassenbericht nicht vergessen".

Mitarbeitende können selbst Änderungen über Schichtabgabe oder Schichttausch anstoßen — du als Admin musst nicht jedes Mal manuell eingreifen.

Schichtnotizen

An jeder Schicht können Manager und der zugewiesene Mitarbeitende eine Notiz hinterlegen. Beispiele:

Vom Manager

„Bitte Kasse auffüllen vor Schichtbeginn"
„Inventur während dieser Schicht"
„VIP-Reservierung um 19 Uhr"

Vom Mitarbeitenden

„Komme 30 Min später — Zahnarzt"
„Brauche Schlüssel für Lager"
„Kasse war defekt — bitte prüfen"

Wer eine Notiz hinzufügt oder ändert, löst automatisch eine Benachrichtigung an die andere Seite aus.