Urlaub und sonstige Abwesenheiten als Antrag — vom Einreichen bis zur Bestätigung.
Abwesenheiten sind geplante freie Tage — Urlaub, Termine, persönliche Gründe — bei denen du im Voraus sagst, dass du nicht arbeiten kannst. Krankmeldungen sind ein eigener Flow, weil sie kurzfristig sind: siehe Krankmeldung.
Eine Abwesenheit ist immer ein Abwesenheitsantrag — du reichst sie ein, ein Admin entscheidet:
Du legst Zeitraum und Grund fest. Der Antrag landet im Dashboard der Admins.
Admin akzeptiert, lehnt ab oder schließt den Antrag mit Begründung. Du wirst per Push und im Dashboard informiert.
Bei Akzeptanz wirst du für den Zeitraum aus der Schichtplanung herausgenommen. Bereits zugewiesene Schichten werden markiert und müssen vom Admin neu vergeben werden.
Du siehst alle deine bisherigen Anträge mit Status.
Wähle Zeitraum, optional Grund/Anmerkung. Im Überblick siehst du alle Eckpunkte zur Bestätigung („Dein Abwesenheitsantrag im Überblick").
Bestätigung: „Du hast einen Abwesenheitsantrag vom <startDate> bis <endDate> gestellt."
| Aktion | Wer | Was passiert |
|---|---|---|
| Antrag eingereicht | Mitarbeitende | Admin bekommt Push, Antrag erscheint im Dashboard. |
| Antrag akzeptiert | Admin | Mitarbeitende für Zeitraum freigestellt, betroffene Schichten markiert. |
| Antrag abgelehnt | Admin | Mitarbeitende erhält Push: „Dein Abwesenheitsantrag wurde abgelehnt." |
| Antrag geschlossen | Admin | Antrag wird mit Grund geschlossen — z. B. wenn er erledigt oder hinfällig ist. |
| Antrag bearbeitet | Beide | Zeitraum oder Grund wird angepasst. Andere Seite wird informiert. |
| Antrag abgelaufen | System | Wenn der Zeitraum verstrichen ist, ohne dass jemand reagiert hat: Antrag automatisch geschlossen. |
Wenn du für einen Zeitraum Abwesenheit beantragst, in dem dir bereits Schichten zugewiesen sind:
Je früher du Urlaub einreichst, desto leichter ist die Umplanung. Ideal: bevor der Schichtplan für den Zeitraum erstellt wird — dann taucht deine Abwesenheit gleich beim AutoPilot-Lauf auf und es entstehen erst gar keine Lücken.
Admins können Abwesenheiten auch direkt für Mitarbeitende eintragen — etwa für Platzhalter oder wenn jemand die App nicht nutzen kann. Funktioniert wie das Erstellen eines Antrags, ist aber sofort akzeptiert.
Wenn ein Admin eine Abwesenheit löscht, sieht der Mitarbeitende den Hinweis „Die Abwesenheit wurde durch einen Administrator gelöscht."
Im Abwesenheiten-Bereich siehst du alle deine bisherigen Anträge mit Datum, Grund und Status. Admins sehen die Anträge des gesamten Teams und können sie filtern.
Offene Anträge erscheinen außerdem im Dashboard als zu bearbeitende Anfrage.