Die zwei Dimensionen, mit denen PlanFast den Schichtplan strukturiert.
Wo arbeitet jemand? Service, Küche, Bar, Kasse, Lager — die organisatorischen Bereiche deines Betriebs.
Was kann jemand? Schichtleitung, Barista, Kassenführung, Erste Hilfe — Fähigkeiten, die für bestimmte Schichten Pflicht sein können.
Eine Schicht hat eine Abteilung, kann aber mehrere Qualifikationen verlangen. Ein Mitarbeitender kann mehreren Abteilungen angehören und mehrere Qualifikationen besitzen.
Du legst deine Abteilungen einmal an — der Setup-Wizard schlägt branchentypische vor (z. B. „Service", „Küche", „Bar" für Gastronomie).
Jeder Mitarbeitende kann einer oder mehreren Abteilungen angehören. Das ist üblich, wenn jemand sowohl im Service als auch an der Bar arbeiten kann.
Wenn jemand mehreren Abteilungen angehört, kannst du Prioritäten festlegen — der Algorithmus teilt ihn dann bevorzugt für die Abteilung mit höherer Priorität ein. Beispiel: Maria ist in „Service" (Priorität 1) und „Bar" (Priorität 2) — sie wird primär für Service-Schichten geplant, nur bei freier Kapazität für Bar.
Qualifikationen sind optional — wenn du keine brauchst, lass das Feature einfach leer. Wenn du sie nutzt, sind sie ein harter Constraint: ohne passende Qualifikation kann ein Mitarbeitender nicht für die Schicht eingeplant werden.
Im Bereich Einstellungen → Qualifikationen verwalten legst du beliebig viele Qualifikationen an, z. B.:
Pro Mitarbeitenden setzt du, welche Qualifikationen er/sie hat. Das passiert im Mitarbeiter-Profil und ist auch nachträglich änderbar.
Bei der Schichtvorlage (oder bei einer einzelnen Schicht) gibst du an, welche Qualifikationen die Schicht benötigt — z. B. „Schichtleitung" für eine Frühschicht. Der Algorithmus weist dann nur Mitarbeitende zu, die mindestens eine der nötigen Qualifikationen haben.
Wenn du als Admin manuell jemanden ohne passende Qualifikation einer Schicht zuweisen willst, zeigt PlanFast eine Warnung:
„Fehlende Qualifikationen: Maria Schmidt hat nicht die Qualifikation ‚Schichtleitung'."
Du kannst trotzdem zuweisen — Button „Trotzdem zuweisen". Sinnvoll, wenn du weißt, dass Maria die Qualifikation hat (aber im Profil noch nicht eingetragen ist) oder wenn ausnahmsweise jemand einspringt.
Im Bereich Qualifikationen verwalten kannst du:
Empfehlung: Klein anfangen. Lieber 2 wichtige Qualifikationen als 15 selten genutzte.